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格雷格Pesik 
马修·布希
你们中有多少人觉得很奇怪我们这个行业的一个重要部分基本上是手工的?让我们想象一下，你必须手工输入所有的金融交易，因为你的税务、会计、银行、信用卡没有被整合进来。那会引起骚动的。虽然每个人都认为“酒店技术落后5-10年”;当我们谈论会议和小组时，这是真的。
该行业仍然通过上传或传真excel电子表格，或手工输入预订信息，甚至雇佣员工将房间列表输入到物业管理系统(PMS)或中央预订系统(CRS)，来进入大部分的团体预订。
然而，房间列表是一个更复杂问题的隐喻。会议和事件技术是作为独立的解决方案开发的，解决了会议管理流程的各个部分，但通常并不集成。如果我们考虑一个解决方案组合，包括RFPs(搜索)，合同，注册，预订管理，与会者营销，销售和餐饮、活动后审计和其他应用;“组管理过程”需要大量不同的、可移动的技术部分。
在理想的情况下，一个完全集成的技术解决方案集将能够支持基本组管理过程:
然而，在现实中，这个过程并不像图中所显示的那样天衣无缝。在大多数情况下，有许多手动干预来完成组流程(房间列表)。
这些很大程度上不完整的解决方案会导致规划者和酒店的收入和生产力损失。对于客人来说，团体预订的体验通常是过时的，尤其是必须依赖于当前的房间列表流程。客人们常常会惊讶地发现，为会议预订房间与他们临时的预订过程是如此不同。据估计，当使用群组代码时，群组的在线预订率低于5%。这一事实似乎与总体移动和零售网络购物的大幅增长不太一样。组管理过程必须以客户为中心，不能被技术约束或依赖传统方法所阻碍。
万豪国际负责数字、分销、收入战略和全球销售的全球主管布莱恩?金(Brian King)表示:“我们的客户告诉我们，目前针对小群体的购物和预订流程与他们日常的数字购物习惯不同步。”当一个会议策划者必须跨多个品牌采购时，这个过程就更麻烦了。”
成功的会议报告说，规划会议最具挑战性的方面是找到可用的日期。根据凯鹏华盈2018年互联网趋势报告，60%的日常交易是数字化的。此外，欧睿预测，在不久的将来，44%的旅游销售和预订将是数字化的(移动或网络)。简而言之，数字体验将一直存在。因此，可以说，我们管理组和事件的方法没有跟上这些趋势。
不是所有的群体都是平等的。城市范围内的活动需要更高层次的协商和协调，而这在纯数字关系中是无法有效支持的，至少在今天是这样。然而，小型会议是提升酒店与集团客人和计划人员关系的重要机会。团体和会议可能占酒店收入基础的30%、40%，甚至98%。这些会议可能规模不大，最多不超过100个房间，但它们代表了减少程序摩擦、增加收入(包括传统的和增量的)、提高计划者和客人满意度的大部分机会。
此外，许多人认为，可能出现的经济放缓的基础已经开始显现。我们需要吸取2000年末工业衰退的教训。在增长趋平或下滑的时期，在集团业务中取胜将至关重要。过于关注库存的酒店经营者会忘记顾客体验。此外，更好的数据和分析，从管理领导流，优化价格和可用性，预测胜率，预测团队消耗和转换，最大化内部花费，生命周期价值，和其他关键元素将提供必要的壁垒，成功在强大和疲弱的经济时期。
如果客人的体验、收入管理或计划方面的暗示不起作用，也许新的隐私和安全要求会起作用。通用数据保护法规(GDPR)专家Kevin Iwamoto最近评论道:
是的，这意味着你不能与参展商或赞助商共享邮件列表或标签，除非它在你的选择表格中预先明确披露(与会者可以选择不与表格中指定的任何第三方共享该信息)。同意书还必须包括个人如何要求删除他们的数据，以及选择退出可能带来的任何后果，比如不被删除 包括在您的酒店住宿名单中。”
2019年8月，集团360宣布，万豪、洲际酒店集团(InterContinental Hotels Group)、雅高(Accor)和希尔顿(Hilton)共同投资5000万美元，打造一个新的小型会议预订引擎。这种共同投资表明，该行业认识到了错失的机会。Groups 360代表了一种新的“尖端”功能，它提供了一种聚合的、数据驱动的方法来搜索和确认小型会议。有怀疑者。大多数的怀疑来自于历史上的失误(如RoomKey和其早期的前身Travelweb)，当然，也来自于合作伙伴在关键的运营细节上的协调能力，比如搜索结果、统一合同和担保，以及其他在过去曾阻碍过类似努力的问题。
亚伯拉罕·林肯曾经说过，“如果我有8个小时来砍一棵树，我要花6个小时来磨我的斧头。”Groups360的成功将取决于向市场提供一种解决方案，确保“采用”，并使数据能够帮助规划者和酒店经营者采用新的、优化的预订流程。换句话说，除非会议策划者选择Group 360作为他们的首选解决方案，因为它易于使用、响应性强、内容透明、分析清晰、无摩擦的集成，以及卓越的旅行体验，否则长期的可持续性将难以为继。然而，group ps360的巨额资金强调了重新定义集团和会议技术领域的重要性。
众多科技公司如何联合起来创建一个现代会议和活动生态系统，将最终决定这些投资的成败。他们不仅要提高事件管理流程的效率，还必须提供一个新的、清晰的业务视角。根据《旅游经济学》(Tourism Economics)的数据，34%的团体游客会在酒店外预订房间。虽然客人选择不同的预订方式有很多原因，但有时被忽视的是，当前的流程实际上“鼓励”了这种活动。
客户预订体验必须与同类中最好的直接和第三方临时引擎实现对等。团体预订用户体验必须发展到几乎模拟临时预订过程。例如，很大比例的团体参与者会在截止日期后预订。“后截止时间”行为包括会议参与者在房间区域外预订客房，或者采用与会议策划者不同的技术/渠道。
这种做法会让人问，设定截止日期的目的是什么。一种传统的做法是，设定截止日期是为了确保有足够的时间将房间清单传送到酒店，而这些预订信息会被录入酒店经理或登记系统。当今的许多团体预订技术都允许活动预订站点在到达当天和之后一直保持开放状态。集团客人将不会被迫使用另一个预订渠道。自然，收入管理(RM)的论点是截止日期允许在当前瞬时ADR中获取30天的预订量。
这些中断后的预订是如何处理的?会议策划者是否收到收入的抵扣?从未来收益管理的角度来看，这些预订是暂时的还是集体的?重新思考这个过程可以为规划者、客人和酒店带来很多积极的改变。
回想一下在线旅行社之前是如何出售临时业务的。OTA的出现彻底打乱了这一过程，因为OTA专注于以客户为中心的方法。在线旅行社倾听消费者的需求，改变了产品的展示方式，简化了交易流程，最终消除了因不接受技术限制而产生的摩擦。随着AirBnB考虑进入集团市场，未来会发生什么?
就像冰山一样，许多问题隐藏在我们的移动设备和笔记本电脑屏幕的表面之下。推动行业发展确实需要我们支持开放API倡议，调整计划和酒店期望，并确定如何最佳地优化围绕聚合的新努力。
Skift的一篇题为“会议策划者正在与事件技术的快速发展作斗争”的文章引用了etouches的一项研究，该研究发现，几乎两名会议策划者中有一人“认为事件技术是主要的痛点”。Cvent预计，其技术将在2019年管理190亿美元的会议业务，并专注于通过活动云进行协作。技术供应商正在倾听。
房间名单会成为历史吗?会议行业正处于一个转折点。旧的集团管理方式在数字时代将不再有效。技术供应商、供应商和计划人员将不得不加强协作，在整个会议管理过程中创建完全以客户为中心的体验。如今，这个行业有机会完全重新设想会议的来源、与会者的预订方式、策划者管理活动的方式，以及酒店提供特殊群体体验的方式。
经www.HotelExecutive.com许可，转载自《酒店业务评论》
